महाशाखा प्रमुख, समिति सचिव वा शाखा प्रमुखको पदमा कार्यरत कर्मचारी सरुवा हुँदा आफ्नो महाशाखा, समिति वा शाखाको वास्तविक वस्तुस्थिति स्पष्ट हुने गरी लिखित प्रतिवेदन हालवालालाई बुझाइ जानु पर्नेछ र त्यस्तो प्रतिवेदनको एक प्रति कर्मचारी प्रशासन शाखामा समेत पठाउनु पर्नेछ ।